Wyczerpanie zawodowe, znane również jako burnout, to coraz częściej spotykane zjawisko wśród pracowników różnych sektorów, w tym na stanowiskach administracyjnych i operacyjnych. Choć praca biurowa może wydawać się mniej stresująca w porównaniu do zawodów o wyższym ryzyku, takich jak służby medyczne czy ratownictwo, to również niesie ze sobą istotne obciążenia psychiczne i emocjonalne. Szczególnie jeżeli Twoje obowiązki to opiekowanie się wszystkimi w biurze, zaspokajanie ich potrzeb. Każda, nawet najmniejsza uwaga o braku kolejnego mleka owsiano-migdałowego, w pewnym momencie staje się sprawą osobistą i zaczyna boleć...zwłaszcza, gdy porusza się to publicznie. Wyczerpanie sprawia, że to drobne zmartwienie staje się kroplą, która przelewa czarę goryczy, a w odpowiedzi pojawia się płacz...i wtedy zarzuca się nam, że jesteśmy zbyt emocjonalne.

 

Czynniki sprzyjające wypaleniu zawodowemu

 

Monotonia i rutyna: Praca administracyjna często polega na wykonywaniu powtarzalnych zadań, takich jak obsługa dokumentacji, wprowadzanie danych czy organizacja codziennych procesów biurowych. Powtarzalność obowiązków może prowadzić do braku satysfakcji i poczucia stagnacji. Przerywana jest faktycznie kreatywnymi zadaniami, jak organizacja wydarzenia, jednak kiedy jesteśmy przeciążone podstawowymi zadaniami, ta kreatywna strona staje się kolejnym obowiązkiem do zrobienia. A my już nie mamy siły.

 

Presja czasu i nadmiar obowiązków: Terminy, wymagania dotyczące szczegółowości oraz oczekiwania przełożonych to główne źródła stresu. Często pracownicy administracyjni muszą równocześnie obsługiwać wiele zadań, co prowadzi do uczucia przytłoczenia i braku kontroli nad pracą. Stało się już naturalnym, że jesteśmy właśnie Office Ninjas – zakładamy pelerynę superbohatera i „ogarniamy” kolejne tematy, które nie są przypisane do nikogo... a skoro są niczyje – są nasze.

 

Niedocenianie pracy: Stanowiska operacyjne często są niedostrzegane w hierarchii organizacyjnej, mimo że ich funkcjonowanie jest kluczowe dla sprawnego działania firmy. Brak uznania za wysiłek i umiejętności może prowadzić do poczucia niskiej wartości zawodowej, poczucia zastępowalności. Czasem jednak dzieje się tak, że pracodawca docenia wysiłki i mówi dziękuję, jednak kompensacja omija dział administracji szerokim łukiem. Bo jak zmierzyć to, co zostało w administracji zrobione? Jak wyznaczyć KPI?

 

Trudne relacje interpersonalne: Praca administracyjna wymaga kontaktu z różnorodnymi osobami: współpracownikami, przełożonymi, klientami czy partnerami biznesowymi. Konflikty lub brak wsparcia ze strony zespołu mogą nasilać poczucie izolacji i frustracji. Brak zrozumienia zakresu obowiązków przez zespół prowadzi do syndromu oszusta. Umniejszanie wartości roli administracji w maszynie, jaką jest cała firma, powoduje, że zaczynamy wątpić w swoje umiejętności.

 

Objawy wypalenia zawodowego
 

Osoby pracujące na stanowiskach administracyjnych, mogą odczuwać różnego rodzaju emocje związane z wypaleniem zawodowym. 
 

 „Początkowo niewidoczne, choć już odczuwalne efekty w ciele sygnalizują przemęczenie, rozdrażnienie czy obojętność. Najpierw wobec siebie, a potem także depersonalizując innych. Wypalenie zawodowe jest zdradliwe i różnorodne w swoich odcieniach – warto więc wsłuchać się najpierw w siebie, a potem w innych.”  - mówi Urszula Rowińska, doświadczony trener zmiany, była Office Managerka, zwracając uwagę na zdradliwość wypalenia zawodowego.

Podkreśla również, że samoświadomość i słuchanie sygnałów płynących z ciała są kluczowe, by zareagować na czas.

 

Osoby doświadczające wypalenia zawodowego mogą odczuwać:

-chroniczne zmęczenie, zarówno fizyczne, jak i psychiczne,

-obniżoną motywację do pracy,

-problemy z koncentracją i podejmowaniem decyzji,

-negatywne nastawienie do obowiązków i współpracowników,

-objawy psychosomatyczne, takie jak bóle głowy, problemy z trawieniem czy bezsenność.

Jak podaje Bankier.pl, aż 78,3% aktywnych zawodowo Polaków wskazuje, że ma co najmniej jeden z czternastu badanych symptomów wypalenia zawodowego. Rok temu o symptomach wypalenia zawodowego mówiło 65,3% respondentów. Obecnie najwięcej osób zgłasza długotrwałe oraz silne poczucie zmęczenia lub wyczerpania i braku energii – 43,4%. – wynika z raportu UCE Research i platformy ePsycholodzy.pl. Wskazuje to na rosnący problem wypalenia zawodowego wśród pracowników, w tym również tych na stanowiskach administracyjnych.

 

„Żeby był burnout, najpierw musi być burn”

 

Jakiś czas temu byłam na spotkaniu, na którym padło zdanie, które zapadło mi w pamięć: „Żeby był burnout, najpierw musi być burn”. W prosty sposób uchwyciło ono istotę wypalenia – zanim ogień zgaśnie, musi się palić, często intensywnym płomieniem. To przypomnienie, że wypalenie zawodowe dotyka tych, którzy kiedyś byli zaangażowani, pełni pasji i energii, ale gdzieś po drodze stracili równowagę.

Sztuką jest nie dopuścić do momentu, w którym płomień zamienia się w popiół. Bo jak ktoś mądrze zauważył, z popiołu, nawet dorzucając dużo drewna, ognia nie rozpali się na nowo. Dlatego tak ważne jest, by odpowiednio wcześnie zadbać o siebie – o swoje potrzeby, odpoczynek i granice.

 

Oswajajmy się z tym, że wypalenie może nas spotkać. Że to się zdarza, a każda z nas ma swoje własne historie i powody, dla których do tego dochodzi. Nawet najlepsze z nas.

 

„Co zrobiłam, by wyjść z wypalenia? Przede wszystkim pozwoliłam sobie na przerwę. Zaczęłam słuchać swojego ciała i emocji, zastanawiać się, co jest dla mnie naprawdę ważne. Regularna aktywność fizyczna, medytacja i świadome planowanie pracy pozwoliły mi odzyskać równowagę” – dzieli się swoją historią Monika Jurgo, Administration and Procurement Director w Human Office Polska. „Moja rada dla innych? Dbajcie o siebie na co dzień, nie tylko wtedy, gdy już czujecie się źle. Ustalajcie granice, nie bójcie się mówić „NIE” i regularnie pytajcie siebie, czy to, co robicie, przynosi wam satysfakcję. Pamiętajcie, że wasze zdrowie i dobrostan są ważniejsze niż jakikolwiek projekt czy deadline.”

 

W kulturze wiecznej aktywności, ciągłego zajęcia i pracy ponad wszystko warto też zatrzymać się na chwilę i zadać sobie pytanie: za czym tak naprawdę gonimy, wrzucając się w wir pracy? A może… przed czym uciekamy? Te pytania bywają trudne, ale są kluczowe, jeśli chcemy uniknąć wypalenia i zachować równowagę w życiu. Rozpoznanie swoich motywacji pozwala spojrzeć na swoje działania z dystansu i świadomie podjąć decyzję o zmianach, które pomogą utrzymać wewnętrzny ogień bez ryzyka, że spłonie zbyt szybko.

 

Organizacja kolejnego wyjścia firmowego, robienie wspólnej jajecznicy, przenoszenie biura, administracja nad dokumentami, audyt, rezerwacja podróży służbowych, zamówienia, prezentacje, rezerwacja restauracji, odbieranie telefonów, rozmawianie z vendorami i klientami, choinka, święta, prezent na urodziny dla prezesa – jesteśmy ciągle na speedzie, pamiętajmy o zwolnieniu tempa, o tym, że czasem trzeba odpocząć i tak jak mówi Monika, „regularnie pytajcie siebie, czy to, co robicie, przynosi wam satysfakcję.”
 

Rozwiązaniem nie jest jedynie próba walki z objawami wypalenia, ale także podejście systemowe, które obejmuje równowagę między pracą a życiem osobistym, stworzenie sprawiedliwego środowiska pracy oraz rozwijanie relacji społecznych w miejscu pracy. Niezbędne jest również promowanie świadomości o przyczynach wypalenia wśród liderów, aby ci lepiej rozumieli potrzeby swoich pracowników.

 

Jak zapobiegać wypaleniu zawodowemu?

 

„Jedną z technik, jakie stosuję w pracy z moimi klientami, jest zaproszenie ich do pracy z kartką papieru i napisanie na niej zdania: Jakie emocje chcę czuć podczas mojego dnia pracy? Następnie pytam, czy te emocje faktycznie czują aktualnie w swojej pracy. Jeśli nie, rozważamy, co musiałoby się wydarzyć, aby tak było. Tutaj zaczyna się nasza głębsza praca. Polecam każdej osobie przeprowadzenie sobie takiego krótkiego ćwiczenia.” – podkreśla Natalia Zwierzchowska, trener biznesu, coach, konsultant, Wellbeing Project Leader, trener odporności psychicznej MTQ, Wellbeing Institute. Takie ćwiczenie pozwala zidentyfikować kluczowe potrzeby i braki, które prowadzą do frustracji i poczucia wypalenia.
 

Co jeszcze możemy zrobić?

 

Praca z kalendarzem – zarządzanie czasem: Tak, wiem, brzmi jak kolejny obowiązek, ale to naprawdę działa. Efektywne planowanie zadań i priorytetyzacja obowiązków pozwalają zredukować presję i uniknąć chaosu w codziennej pracy.

 

Wsparcie psychiczne i emocjonalne: Budowanie dobrych relacji z zespołem oraz korzystanie z pomocy mentora lub psychologa może pomóc w radzeniu sobie z trudnościami zawodowymi.

 

Rozwój zawodowy: Poszukiwanie nowych wyzwań, udział w szkoleniach czy zmiana zakresu obowiązków mogą zwiększyć poczucie satysfakcji i zaangażowania.

 

Dbanie o równowagę między życiem zawodowym a prywatnym: Regularny odpoczynek, aktywność fizyczna i hobby poza pracą są kluczowe dla regeneracji psychicznej i fizycznej.

 

Szczera rozmowa z przełożonym: Niezwykle ważne jest, aby w momentach kryzysowych, gdy czujemy się przytłoczeni pracą, odbyć otwartą rozmowę z przełożonym. Warto poinformować go, że mamy za dużo na talerzu i potrzebujemy wsparcia. Tego typu rozmowa może pomóc zrozumieć, jakie mamy obciążenia i jakie zadania możemy delegować lub przeorganizować. Czasem wystarczy po prostu wyrazić, że czujemy się wypaleni, potrzebujemy zwolnić tempo, aby odzyskać równowagę. Taka szczerość nie tylko pozwala na zrozumienie i wsparcie ze strony szefa, ale może również wpłynąć na realne zmiany w organizacji pracy, które pomogą zapobiec wypaleniu zawodowemu w przyszłości.

 

Nie tłum emocji mała! – płacz jest naturalny: Często w pracy, zwłaszcza na stanowiskach administracyjnych, czujemy się zobowiązani do utrzymywania pozorów, by wszystko było „w porządku”, nawet kiedy wewnętrznie przeżywamy trudności. Płacz to naturalna reakcja na stres i przeciążenie emocjonalne. Ważne jest, aby nie tłumić tych emocji w sobie. Pozwolenie sobie na chwilę słabości, wyrażenie smutku czy frustracji, może być oczyszczające i uwalniające. Zamiast udawać, że wszystko jest w porządku, warto zaakceptować swoje emocje i nie bać się dać im ujścia. Dzięki temu łatwiej jest odzyskać równowagę emocjonalną i fizyczną.

 

Wypalenie zawodowe na stanowiskach administracyjnych jest problemem, którego nie można bagatelizować. Wymaga ono nie tylko indywidualnego podejścia do zarządzania stresem, ale również zmian na poziomie organizacyjnym. Pracodawcy powinni zwracać większą uwagę na potrzeby swoich pracowników, oferując im wsparcie oraz tworząc warunki sprzyjające zdrowiu psychicznemu. Dzięki temu można ograniczyć negatywne skutki wypalenia zawodowego i zwiększyć efektywność oraz zadowolenie z pracy. Bo ostatecznie sztuką jest podtrzymać płomień, zanim zamieni się w popiół.