Office Ninjas » Stanowiska Administracyjne: Kluczowe, ale niedoceniane?

Administracja, niegdyś traktowana głównie jako wsparcie operacyjne, dzisiaj pełni coraz bardziej strategiczną rolę w organizacjach. Z biegiem lat funkcje administracyjne przekształciły się z prostych zadań biurowych w odpowiedzialne stanowiska zarządzające, co widać w rosnącej roli takich stanowisk jak Chief of Staff czy Head of Administration. Niestety, mimo tych zmian, wynagrodzenia często nie nadążają za rosnącą odpowiedzialnością. Coraz więcej pracowników administracyjnych zastanawia się, jak przygotować się do rozmowy o podwyżce, by ich wynagrodzenie lepiej odzwierciedlało ich wkład w firmę.

Niedoceniane wynagrodzenia w administracji.

Mimo dużej odpowiedzialności, wielu pracowników administracyjnych wciąż nie otrzymuje wynagrodzenia, które odpowiadałoby zakresowi ich obowiązków. Wciąż istnieje przekonanie w niektórych firmach, że administracja to jedynie koszt, a nie kluczowy element zapewniający płynność działania organizacji. A przecież administracja jest fundamentem każdej firmy. Z danych GUS wynika, że inflacja w Polsce utrzymuje się na wysokim poziomie, co powoduje spadek siły nabywczej wynagrodzeń. W wielu działach administracyjnych zakres obowiązków się poszerza, jednak nie widać podwyżek, które byłyby adekwatne do zmieniającej się sytuacji gospodarczej. Raport płacowy Hays z 2023 roku wskazuje, że wynagrodzenia w administracji wzrosły raczej symbolicznie, a mediana pensji nie nadąża za rosnącymi kosztami życia.

Wynagrodzenia w administracji – jakie są różnice?

Wynagrodzenia w administracji są bardzo zróżnicowane i zależą od doświadczenia, wielkości firmy oraz regionu.

Na przykład:

źródło: Raport Płacowy Hays 2024

Powstaje również wiele ról łączonych, i choć obowiązki na stanowiskach łączonych, jak Office & Operations Manager, czy Office Manager/ Executive Assistant, są bardziej zróżnicowane, wymagające i obejmują szerszy zakres, to wynagrodzenia nie zawsze idą w parze z rosnącą odpowiedzialnością. Takie stanowiska mogą oferować pensje do 20 000 zł brutto, ale bardzo często wzrost obowiązków nie skutkuje znaczną podwyżką, a czasem staje się wręcz oszczędnością dla pracodawcy, który ma jedno stanowisko łączące dwie potencjalnie osobne role.

Jak negocjować wyższe wynagrodzenie?

Jeśli Twoje wynagrodzenie nie odpowiada Twoim obowiązkom, warto dobrze przygotować się do rozmowy o podwyżce. Kluczowe jest, by mieć mocne argumenty i dane, które poprą Twoje stanowisko. Oto kilka strategii:

Powołaj się na inflację – Przypomnij, że bez podwyżki realna wartość Twojego wynagrodzenia spada, zwłaszcza w obliczu rosnących kosztów życia.

Przygotuj dane rynkowe – Pokaż, że Twoje wynagrodzenie nie jest zgodne z rynkowymi stawkami na podobnych stanowiskach, korzystając z raportów płacowych takich jak Hays czy Sedlak & Sedlak.

Zaproponuj KPI – Jeśli Twój szef nie wyznaczył jeszcze KPI, zaproponuj własne wskaźniki, które będą mierzyć Twoją efektywność. Ich realizacja może stanowić podstawę do rozmowy o podwyżce w przyszłości. Na przykład: „Zgodnie z danymi rynkowymi wynagrodzenie na moim stanowisku powinno wynosić 10 000 zł brutto. Proszę o ustalenie KPI, które pozwolą obiektywnie ocenić moją pracę i stanowić podstawę do rozmowy o podwyżce w przyszłym roku.”

Bądź gotowa na rozmowę – Przygotuj listę swoich osiągnięć i projektów, które zakończyły się sukcesem, aby pokazać swój realny wkład w rozwój firmy.

Co zrobić, jeśli szef nie chce wyznaczyć KPI ani rozmawiać o podwyżce?

Jeśli Twój szef nie chce wyznaczyć KPI ani rozmawiać o podwyżce, może to być frustrująca sytuacja, ale istnieje kilka strategii, które mogą pomóc Ci w dalszym dążeniu do uzyskania wynagrodzenia odpowiadającego Twoim kompetencjom i odpowiedzialności.

Udokumentuj swoje osiągnięcia – Zbieraj dowody na sukcesy w projektach, inicjatywach, które miały realny wpływ na firmę, oraz dodatkowe obowiązki, które przejęłaś. W ten sposób zyskasz silne argumenty.

Proponuj alternatywne rozwiązania – Jeśli Twój szef nie jest w stanie zaoferować wyższej pensji, zaproponuj bonusy uzależnione od wyników lub inne benefity pozapłacowe, takie jak dodatkowe dni wolne, elastyczny czas pracy czy opiekę medyczną.

Proponuj cele i ocenę wyników – Jeśli brak oficjalnych KPI, samodzielnie określ swoje cele zawodowe i związane z nimi wskaźniki efektywności, które pomogą Ci monitorować postępy.

Zapytaj o rewizję wynagrodzenia w przyszłości – Zaproponuj, by Twoje wynagrodzenie było ponownie rozważone po osiągnięciu określonych celów lub po zakończeniu konkretnego projektu.

Inflacja – wpływ na wynagrodzenia

Czym innym jest podwyżka uznaniowa, czym innym jest wyrównanie inflacyjne.

Z danych GUS wynika, że inflacja w Polsce utrzymuje się na wysokim poziomie, a realna wartość wynagrodzeń w administracji spada. Jak wynika z raportu Hays w 2023 roku wzrosty wynagrodzeń w administracji wahały się między 10 a 15%, co ledwo kompensuje inflację.

W 2024 roku inflacja w Polsce wzrosła o 4,2% w porównaniu do roku poprzedniego, co wpłynęło na wzrost cen towarów i usług konsumpcyjnych, w tym cen usług (+6,2%) i towarów (+3,5%).

Jest to podwyżka, która możesz negocjować niezależnie od swoich osiągnięć w pracy.

Podsumowanie

Administracja w firmach staje się coraz bardziej kluczowa, a jej rola w zapewnianiu sprawnego funkcjonowania organizacji jest nie do przecenienia. Mimo tego, wynagrodzenia w administracji wciąż nie nadążają za wzrastającą odpowiedzialnością i zróżnicowaniem obowiązków. Jeśli czujesz, że Twoje wynagrodzenie nie odzwierciedla Twojej pracy, warto podjąć rozmowy o podwyżce. Przygotuj się, zbieraj dane rynkowe i nie bój się negocjować. Twoje umiejętności i odpowiedzialność zasługują na adekwatne wynagrodzenie, a solidne przygotowanie zwiększy Twoje szanse na sukces.

Autor: Magdalena Kazubska