Dokument prawny
Regulamin dla Firm
Platforma rekrutacyjna Office & Operations Ninjas
Obowiązuje od: 29.05.2026
Niniejszy dokument reguluje zasady korzystania z platformy rekrutacyjnej przez Pracodawców, w tym warunki publikacji ogłoszeń, płatności oraz przetwarzania danych kandydatek w systemie ATS.
I. Postanowienia ogólne
- Niniejszy Regulamin określa zasady korzystania z platformy rekrutacyjnej Office & Operations Ninjas dostępnej pod adresem www.officeninja.pl (dalej: „Platforma"), w szczególności warunki dodawania ogłoszeń o pracę oraz zasady płatności.
- Operatorem Platformy jest Magdalena Kazubska, prowadząca społeczność pod marką Office & Operations Ninjas, adres e-mail: kontakt@officeninjas.pl (dalej: „Operator").
- Korzystanie z Platformy w roli Pracodawcy (dalej: „Firma") jest równoznaczne z akceptacją niniejszego Regulaminu.
II. Definicje
- Firma / Pracodawca – podmiot prawny lub osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą, korzystająca z Platformy w celu opublikowania ogłoszenia o pracę.
- Ogłoszenie – oferta pracy zamieszczona przez Firmę na Platformie.
- Kandydatka – osoba fizyczna poszukująca pracy, korzystająca z Platformy w celu przeglądania ogłoszeń i składania aplikacji.
- Panel Firmy – indywidualne konto Firmy na Platformie, umożliwiające zarządzanie ogłoszeniami i aplikacjami (system ATS).
- Pakiet – wybrany przez Firmę plan publikacji ogłoszenia (Standard lub Pro).
III. Warunki dodawania ogłoszeń
- Dodawanie ogłoszeń na Platformie jest płatne zgodnie z cennikiem określonym w pkt IV.
- Firma zobowiązuje się do podania prawdziwych danych firmy, w tym nazwy, NIP oraz adresu e-mail do wystawienia faktury VAT.
- Ogłoszenie musi dotyczyć stanowiska z obszaru administracji biurowej, zarządzania biurem, wsparcia zarządu (Executive Assistant) lub pokrewnych funkcji operacyjnych.
- Operator zastrzega sobie prawo do odrzucenia ogłoszenia, które narusza niniejszy Regulamin, przepisy prawa lub standardy etyczne Platformy, bez zwrotu uiszczonej opłaty.
- Firma ponosi pełną odpowiedzialność za treść opublikowanego ogłoszenia, w tym za zgodność z przepisami prawa pracy i zakaz dyskryminacji.
IV. Cennik i płatności
- Obowiązujące pakiety publikacji:
- Standard – 99 zł netto (+ 23% VAT): 30 dni publikacji, widoczność w wyszukiwarce, dostęp do systemu ATS, powiadomienia o aplikacjach.
- Pro – 499 zł netto (+ 23% VAT): 60 dni publikacji, wyróżnienie na liście ofert, dostęp do bazy profili kandydatek, priorytetowe wsparcie, AI-matching.
- Płatność realizowana jest przelewem bankowym na podstawie faktury VAT wystawionej przez Operatora na dane podane przez Firmę w formularzu.
- Ogłoszenie zostaje opublikowane po zaksięgowaniu wpłaty na koncie Operatora. Standardowy czas aktywacji wynosi do 24 godzin roboczych od momentu zaksięgowania przelewu.
- W przypadku posiadania ważnego kodu promocyjnego na 100% zniżki, ogłoszenie zostaje aktywowane natychmiast po jego zatwierdzeniu przez system.
- Faktury VAT wystawiane są do 7 dni roboczych od momentu złożenia zamówienia i przesyłane na adres e-mail podany przez Firmę.
V. Zasady korzystania z systemu ATS
- Firma uzyskuje dostęp do panelu zarządzania aplikacjami (ATS) po aktywacji przynajmniej jednego ogłoszenia.
- Firma zobowiązuje się do przetwarzania danych kandydatek wyłącznie w celu przeprowadzenia procesu rekrutacji na stanowisko wskazane w ogłoszeniu.
- Firma nie może udostępniać danych kandydatek podmiotom trzecim bez ich wyraźnej zgody.
- Dane kandydatek (CV, dane kontaktowe) przechowywane w systemie muszą być usunięte przez Firmę niezwłocznie po zakończeniu procesu rekrutacyjnego, nie później niż 6 miesięcy od daty aplikacji.
- Firma jest współadministratorem danych osobowych kandydatek w zakresie prowadzonej rekrutacji i ponosi odpowiedzialność za ich prawidłowe przetwarzanie zgodnie z RODO.
VI. Reklamacje i zwroty
- Reklamacje dotyczące funkcjonowania Platformy lub realizacji usług należy zgłaszać na adres: kontakt@officeninjas.pl.
- Operator rozpatruje reklamacje w ciągu 14 dni roboczych od ich otrzymania.
- Ze względu na cyfrowy charakter usługi (publikacja ogłoszenia), zwrot opłaty możliwy jest wyłącznie przed aktywacją ogłoszenia. Po aktywacji opłata nie podlega zwrotowi.
- W przypadku technicznego braku możliwości opublikowania ogłoszenia z winy Operatora, Firma otrzyma zwrot pełnej opłaty lub ogłoszenie zostanie opublikowane bezpłatnie w kolejnym cyklu.
VII. Ochrona danych osobowych (RODO)
- Operator jest administratorem danych osobowych Firm (osób kontaktowych) w zakresie niezbędnym do realizacji usługi, tj. nazwy firmy, NIP, adresu e-mail, danych do faktury.
- Dane Firmy przetwarzane są na podstawie Art. 6 ust. 1 lit. b RODO (wykonanie umowy) oraz Art. 6 ust. 1 lit. c RODO (obowiązek podatkowy).
- W zakresie danych kandydatek przesyłanych do Firm za pośrednictwem systemu ATS, Firma działa jako samodzielny administrator danych lub współadministrator i ponosi odpowiedzialność za ich zgodne z prawem przetwarzanie.
- Szczegółowe zasady ochrony danych opisane są w Polityce Prywatności dostępnej na stronie: www.officeninja.pl/polityka-prywatnosci.
VIII. Postanowienia końcowe
- Operator zastrzega sobie prawo do zmiany niniejszego Regulaminu z zachowaniem 14-dniowego okresu powiadomienia.
- W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem zastosowanie mają przepisy prawa polskiego, w szczególności Kodeksu Cywilnego oraz RODO.
- Wszelkie spory wynikające z korzystania z Platformy strony będą rozstrzygać polubownie, a w przypadku braku porozumienia — przed sądem właściwym dla siedziby Operatora.
- Regulamin obowiązuje od dnia 29.05.2026.
Administrator: Magdalena Kazubska / Office & Operations Ninjas
Kontakt: kontakt@officeninjas.pl
www.officeninja.pl