II Sympozjum „Operacje na Otwartym Biurze”

Dzień dobry, kochane! Witam Was wszystkich bardzo serdecznie na II Sympozjum „Operacje na Otwartym Biurze”. Cieszę się, że jesteście. I wiem, że każda z Was przyjechała tu po coś — ktoś po wiedzę, ktoś po kontakty, a ktoś, żeby po prostu na jeden dzień wyjść z codzienności biurowej i napić się dobrej kawy w dobrym towarzystwie. Wszystkie te powody są w porządku. Zanim zaczniemy, kilka słów organizacyjnych. Na evenea.pl kupiłyście bilety, ale do wejścia potrzebny jest kod QR. Powinien być w waszych skrzynkach mailowych od Cardilla — sprawdźcie, również folder Spam. Jeśli nie macie kodu, podejdźcie do rejestracji, pomożemy. A teraz chwila, na którą wszyscy czekali — powwitajmy na scenie osobę, bez której tego wydarzenia by nie było. Założycielkę Office & Operations Ninjas, osobę, która od deki buduje społeczność profesjonalistek biurowych w Polsce. Magdalenę Kazubską!

Dziękuję, Karolina. I dziękuję Wam — każdej z Was — że jesteście. Kiedy trzy lata temu zaczynałam Office & Operations Ninjas, marzyłam o jednym: żeby kobiety pracujące w administracji przestały być „tymi, które ogarniają”, a stały się partnerami biznesowymi. Dzisiaj, patrząc na tę salę, wiem, że to nie marzenie. To się dzieje.

Krótko o tym, skąd jesteśmy. Office & Operations Ninjas zaczęło się od jednego przekonania: administracja biurowa to nie „wsparcie” — to kręgosłup organizacji. Bez nas biura nie działają. Bez nas procesy stają. Bez nas ludzie nie mają przestrzeni, narzędzi ani warunków do pracy. I choć ten fakt jest oczywisty dla nas, to przez lata bywał niewidoczny dla reszty firmy. I Sympozjum w marcu 2025 udowodniło nam jedno: społeczność jest. Wyprzedaliśmy 100% biletów w trzy tygodnie. Ponad 100 osób, które przyjechały, żeby się uczyć — nie po raz pierwszy, ale właśnie dlatego, że wiedzą już, że nauka to inwestycja, która procentuje od poniedziałku. Dlatego robimy II edycję. I robimy ją większą, mądrzejszą, odważniejszą.

Dziękuję naszym partnerom, dzięki którym to wydarzenie jest możliwe. Zanim je wymienię, chcę, żebyście wiedziały, kim są i dlaczego warto do nich podejść na stoisku.

Dziękuję każdej z tych firm. I dziękuję Karolinie — naszej prowadzącej — która utrzyma nas w ryzach czasu i energii. A teraz — grywalizacja!

Na koniec dnia, podczas drinka networkingowego, rozdamy nagrody osobom z największą liczbą punktów. Oto co czeka na zwyciężczynie:

Punkty zbierzemy na kartach grywalizacyjnych, które dostaliście przy rejestracji. Pamiętajcie: aby zakwalifikować się do gry, musicie odwiedzić wszystkie stoiska partnerów i odpowiedzieć na wszystkie pytania. Nagroda główna to weekend w hotelu PURO, tort od Batidy i bilet na III Sympozjum Operacje na Otwartym Biurze! Nagrody drugiego i trzeciego miejsca to pakiet NinjaOS, sesja wizerunkowa, kosmetyczka premium LaCava i wiele więcej. Wynik ogłosimy na networkingu — bądźcie przy barze o 18:00. A teraz — pierwszy panel!

Zaczynamy od tego, co widać gołym okiem — przestrzeń biurową. Ale nie z perspektywy projektanta. Z perspektywy osoby, która tę przestrzeń codziennie utrzymuje. Moderuje ją Anna Gruda — Head of Administration & Office Management, ekspertka corporate real estate, która zarządzała projektami od planowania po wdrożenie, w tym biurem nagrodzonym statuetką SBID Award.

W panelu uczestniczą:

• Katarzyna Olejnik — Senior Workplace Operations Manager
• Katarzyna Sadowska — Workplace & Facilities Manager w Reckitt
• Agata Biedermann — architektka, właścicielka BSD'SIGN
• Joanna Szczepańska — Head of Workplace w Cushman & Wakefield, architektka i psycholożka środowiskowa

Anna Gruda — Head of Administration & Office Management, ekspertka obszaru administracji i nieruchomości. Zarządza projektami corporate real estate w modelu end-to-end, łącząc optymalizację kosztową z tworzeniem wyjątkowych przestrzeni pracy — w tym biura nagrodzonego statuetką SBID Award. Wierzy, że dobrze zaprojektowane biuro to nie koszty, tylko inwestycja w ludzi i efektywność.

W panelu:

Katarzyna Olejnik — Workplace Operations Leader EMEA w Box, z ponad 15-letnim doświadczeniem w zarządzaniu środowiskiem pracy w dużych, międzynarodowych organizacjach. Odpowiada za operacje workplace w Warszawie i Londynie, wspierając około 650 pracowników. Prowadziła projekty relokacji i transformacji przestrzeni, w tym otwarcie 5 pięter w Varso Tower.

Katarzyna Sadowska — Workplace & Facilities Manager w Reckitt, od niemal sześciu lat specjalizująca się w tworzeniu przyjaznego i efektywnego środowiska pracy. Na co dzień odpowiada za projekty związane z funkcjonowaniem biura, doświadczeniami pracowników i rozwojem nowoczesnego miejsca pracy. Łączy perspektywę biznesu, pracowników oraz administracji, przekładając potrzeby użytkowników na praktyczne rozwiązania.

Agata Biedermann — architektka z ponad 25-letnim doświadczeniem, absolwentka Architektury i Urbanistyki na Politechnice Poznańskiej. Od 2006 roku współtworzy BSD'SIGN, markę specjalizującą się w projektowaniu nowoczesnych i funkcjonalnych biur. W swojej pracy łączy projektowanie wnętrz z prowadzeniem biznesu opartego na wartościach i wspieraniem indywidualnych talentów.

Joanna Szczepańska — Head of Workplace w Cushman & Wakefield, architektka i psycholożka środowiskowa, łącząca wiedzę o przestrzeni z wiedzą o zachowaniach ludzi. Ma ponad 20 lat doświadczenia, w tym 8 lat pracy w regionie DACH przy projektach dla międzynarodowych organizacji. Jest certyfikowaną facylitatorką i change managerką, specjalizującą się w angażowaniu interesariuszy w procesie zmiany.

Anna — scena jest Twoja.

Dziękuję Annie i panelistkom. Chwilę przerwy, ale nie bez celu — na scenę zapraszam naszego partnera platynowego. Lisek.app to platforma, która zmienia to, jak biura zamawiają produkty codziennego użytku. Zapraszamy!

Kawa, ciastko, rozmowa. 20 minut. Korzystajcie — to tutaj zaczynają się najlepsze znajomości zawodowe. Pamiętajcie o punktach grywalizacji — odwiedźcie stoiska partnerów!

Po kawie wracamy z tematem, który dotyka każdej z Was — zakupów i negocjacji. Bo kto, jeśli nie my, wie, że każdy grosz oszczędzony na dostawcach to grosz, który wraca do budżetu zespołu?

Moderuje Joanna Jaworska — Leasing & Operations Specialist w Cushman & Wakefield. Ekspertka, która łączy perspektywę codziennego funkcjonowania biura z wiedzą o rynku nieruchomości i procesach najmu.

W panelu:

• Anna Grzegorek — Chief of Staff w Proxi.cloud
• Karolina Kwiatkowska-Sienkiewicz — założycielka Paperlink, ekspertka zaopatrzenia
• Ewa Malinowska — Community Operations Managerka w CIC Warsaw, wdraża filozofię kaizen

Joanna Jaworska — Leasing & Operations Specialist w Cushman & Wakefield, łącząca wiedzę o codziennym funkcjonowaniu biur z doświadczeniem w obszarze nieruchomości komercyjnych i najmu. W swojej karierze przeszła przez wsparcie zarządu, koordynację projektów, marketing, komunikację i rozwój biznesu. Prowadziła własną firmę, co dało jej szeroką perspektywę biznesową i doświadczenie w pracy z klientami z różnych branż.

W panelu:

Anna Grzegorek — Chief of Staff w Proxi.cloud, posiadająca wieloletnie doświadczenie w administracji i operacjach. Współpracuje bezpośrednio z CEO, koncentrując się na efektywności operacyjnej, projektach HR oraz inicjatywach strategicznych. Łączy praktyczną znajomość codziennych wyzwań administracji z szeroką perspektywą organizacji, jej procesów oraz celów biznesowych.

Karolina Kwiatkowska-Sienkiewicz — przedsiębiorczyni i trenerka, od 2007 roku związana z branżą zaopatrzenia biur i miejsc pracy. Założycielka Paperlink, gdzie prowadzi zespół, tworzy strategię biznesową i współpracuje z klientami. Specjalizuje się w szkoleniach z kompetencji miękkich i sprzedaży, mając na koncie kilkanaście tysięcy godzin szkoleniowych oraz certyfikację Extended DISC.

Ewa Malinowska — Community Operations Managerka w CIC Warsaw, gdzie kieruje zespołem operacyjnym obsługującym ponad tysiąc klientów. Ze światem operations związana jest od blisko siedmiu lat, przechodząc przez wszystkie szczeble — od codziennej obsługi po zarządzanie zespołem. Wdraża filozofię kaizen w pracy operacyjnej, szukając usprawnień tam, gdzie inni widzą już gotowe procesy.

Joanna — Twoja kolej.

Lunch! Jedzcie, rozmawiajcie, zbierajcie punkty. Stoiska partnerów są otwarte — szczególnie polecam stoisko Medicover.

Na stoisku Medicover możecie zapisać się na bezpłatne badania krwi — cztery pakiety do wyboru: onkologia i markery nowotworowe, test ROMA, pakiet hormonalny, badania tarczycy. Pobrania co 10 minut, dwa stanowiska, od 8:00 do 14:00. Zapisać się można na miejscu — formularz na dole strony sympozjum, w sekcji „Badania krwi”.

Ale to nie wszystko! Na stoisku Medicover można też zbadać się holistycznie — dziewczyny z zespołu Medicover są po to, żeby porozmawiać o Waszym zdrowiu, doradzić i zaproponować pakiety medyczne specjalnie ze zniżką dla Was, uczestniczek Sympozjum. Jeśli już się kłuliście — wykorzystajcie ten moment i zapytajcie o wyniki. A jeśli jeszcze nie — to idealny czas, żeby zacząć dbać o siebie. Zdrowie to nie luksus, to inwestycja — i dzisiaj macie do niej darmowy dostęp.

I przypominam — 3 punkty grywalizacji za zapisanie się na badanie krwi i 2 punkty za rozmowę z partnerem przy stoisku. Stoiska są po to, żebyście z nich korzystały — rozmawiajcie, pytajcie, zbierajcie!

Po lunchu wchodzimy w temat, który zmienił naszą pracę bardziej niż cokolwiek w ostatnich latach — narzędzia cyfrowe i AI.

Moderuje Justyna Sztengreber.

• Marceli Tomczyk — Chief of Staff w Moniti, ekspert B2B SaaS
• Elizabeth Sutkowska — Executive Assistant, founderka Assistologist
• Magdalena Kazubska — founderka Office & Operations Ninjas

Justyna — scena jest Twoja.

Justyna Sztengreber — ekspertka digitalizacji procesów administracyjnych i automatyzacji workflows. Od ponad dekady wspiera organizacje w wdrażaniu narzędzi no-code i low-code, projektując systemy, które zdejmują z administracji powtarzalne zadania i oddają czas na pracę strategiczną. Wierzy, że AI nie zastąpi administracji — ale administracja, która nie korzysta z AI, zostanie zastąpiona.

W panelu:

Marceli Tomczyk — operator z doświadczeniem w budowaniu i skalowaniu organizacji działających w modelu B2B SaaS. Swoją drogę zawodową rozwijał od zarządzania fizyczną przestrzenią biurową, przez tworzenie operacji od podstaw, aż po strategię na poziomie zarządu. Obecnie pełni funkcję Chief of Staff w Moniti, wcześniej zajmował to stanowisko w Mindgram oraz Endeavor Poland.

Elizabeth Sutkowska — Executive Assistant z międzynarodowym doświadczeniem we wspieraniu liderów w dynamicznych środowiskach korporacyjnych i startupowych. Jej kariera obejmuje Polskę, Cypr, Stany Zjednoczone i Włochy. Jest założycielką Assistologist, polskiego stowarzyszenia działającego na rzecz rozwoju i profesjonalizacji roli Executive Assistant poprzez wdrażanie globalnych standardów.

Dziękuję. Przed przerwą kawową — na scenę zapraszam naszego partnera złotego. Cushman & Wakefield to globalna marka doradztwa nieruchomościowego, która od lat wspiera polskie biura w strategii środowiska pracy. Prezentację poprowadzi Zuzanna Krech. Zuzanno — zapraszamy!

Po przerwie wchodzimy w AI — ale nie w teorii. W praktyce. Co można zautomatyzować już dzisiaj, a co jeszcze nie? Gdzie AI pomaga, a gdzie przeszkadza?

Moderuje Katarzyna Olejnik-Adminity — właścicielka Adminity Professional, menedżerka i konsultantka biznesowa, certyfikowana Audytorka wewnętrzna ISO 9001 i ISO/IEC 27001. Ekspertka, która pomaga przejść od administracji opartej na „ogarnianiu” do świadomie zaprojektowanej funkcji partnera biznesowego.

W panelu:

• Martyna Chrulska — Warsaw Site Manager w monday.com
• Emilia Majewska — Head of Office Management w Deloitte Poland
• Agnieszka Korach — CEO OfficeInfluencers.pl, AI Literacy Trainer

Katarzyna Olejnik-Adminity — menedżerka i konsultantka biznesowa z wieloletnim doświadczeniem w zarządzaniu administracją, HR i rozwojem organizacji. Właścicielka Adminity Professional, wspiera właścicieli firm i liderów w porządkowaniu procesów, zwiększaniu efektywności i wdrażaniu AI. Jest certyfikowaną Audytorką wewnętrzną ISO 9001 oraz ISO/IEC 27001, pomagając przejść od administracji opartej na „ogarnianiu” do świadomie zaprojektowanej funkcji partnera biznesowego.

W panelu:

Martyna Chrulska — Warsaw Site Manager w monday.com i ekspertka operacyjna z ponad 15-letnim doświadczeniem w branży technologicznej. Specjalizuje się w skalowaniu zespołów, optymalizacji procesów workplace, zarządzaniu budżetami oraz kompleksowych relokacjach biur. W swojej pracy łączy skuteczną realizację celów z troską o employee experience.

Emilia Majewska — Office Management and Travel Senior Manager w Deloitte, od 16 lat związana z firmą. Doświadczenie zdobywała również w Citi Handlowy i PZ Cussons, rozwijając kompetencje w obszarze zarządzania biurem, podróżami służbowymi i nowoczesnymi aplikacjami biurowymi. Łączy wiedzę operacyjną z zainteresowaniem technologią i ekologicznymi rozwiązaniami wspierającymi funkcjonowanie organizacji.

Agnieszka Korach — psycholożka, trenerka biznesu i certyfikowana ekspertka AI, CEO OfficeInfluencers.pl. W 2006 roku stworzyła pierwszą w Polsce Akademię Asystentek i Sekretarek, a dwa lata później pierwszy portal branżowy. W jej szkoleniach uczestniczyło ponad 10 000 asystentek, managerek i osób zarządzających z polskich i międzynarodowych organizacji.

Katarzyna — Twoja kolej.

Zmieniamy temat. Z narzędzi na ludzi. Bo event firmowy to nie Excel — to emocje, logistyka, budżet i... kryzys, który zawsze przychodzi o 23:00 w sobotę. Jak zaplanować wydarzenie, które się nie posypie?

Moderuje Barbara Wawryniuk-Smolarek.

• Michał Borkowski 'Borson' — CEO Cardilla, ekspert event marketingu
• Paula Motty — Ops & Admin Managerka w Inovo.vc, współtwórczyni Stowarzyszenia OMG
• Agnieszka Jagodzińska — Office Coordinator, organizatorka międzynarodowych wyjazdów integracyjnych

Barbara — zapraszamy!

Barbara Wawryniuk-Smolarek — Office Operations Manager w CMC Markets. Doświadczona menedżerka operacji biurowych w środowisku finansowym, gdzie precyzja procesowa i zgodność z restrykcyjnymi procedurami idą w parze z troską o doświadczenie pracowników. Wierzy, że dobry event to nie ten, który wygląda idealnie na zdjęciach, ale ten, po którym ludzie chcą wracać do biura.

W panelu:

Michał Borkowski 'Borson' — założyciel Cardilla i ekspert związany z branżą event marketingu, od kilkunastu lat projektujący wydarzenia, scenografie, stoiska i procesy wspierające realizację celów biznesowych. Specjalizuje się w łączeniu customer journey, komunikacji marki i rozwiązań technicznych z działaniami sprzedażowymi. Analizuje skuteczność działań w obszarze Expo Marketingu i wskazuje na branżowe praktyki wymagające zmiany.

Paula Motty — psycholożka z wykształcenia, Ops & Admin Managerka z zawodu, od ponad 14 lat pracująca w administracji. Związana z funduszem Inovo.vc, gdzie odpowiada za administrację, operacje i organizację eventów. Współtworzy Stowarzyszenie Office Management Group (OMG), społeczność skupiającą osoby pracujące w administracji i operacjach.

Agnieszka Jagodzińska — Office Coordinator w duńskiej firmie, gdzie odpowiada za organizację eventów wewnętrznych, spotkań biznesowych oraz międzynarodowych campów i wyjazdów integracyjnych. Koordynowała projekty realizowane m.in. na Majorce, w Turcji, na Łotwie oraz w Gdańsku, odpowiadając za ich kompleksową organizację — od planowania i logistyki po realizację wydarzeń.

Ostatni panel dnia. Tym razem nie o finansach firmy — o Waszych. Bo żeby dobrze zarządzać budżetem biura, warto najpierw wiedzieć, jak zarządzać własnym.

Panel poprowadzi Inga Statkiewicz — Office Managerka w RSQ Technologies, gdzie na co dzień koordynuje procesy administracyjne i finansowe w dynamicznym środowisku IT. Inga postrzega office management jako obszar, który nie działa w tle — sprawnie skoordynowane procesy administracyjne i finansowe są fundamentem, by cała organizacja mogła funkcjonować.

W panelu:

• Ewa Bodio-Ziółkowska — Workplace Manager, certyfikowana trenerka personalna, ukończyła 6 World Marathon Majors i Ironman
• Monika Winiarska — założycielka Ministerstwa Kobiet, była Executive Assistant
• Aleksandra Izraelska — edukatorka finansowa, twórczyni contentu

Inga Statkiewicz — doświadczona Office Managerka w RSQ Technologies, gdzie odpowiada za codzienną koordynację dynamicznego środowiska IT. Na co dzień koordynuje zadania i procesy z wielu obszarów — office managementu, finansów, zarządzania procesami i people managementu. Postrzega office management jako obszar, który nie działa w tle — sprawnie skoordynowane procesy administracyjne i finansowe są fundamentem, by cała organizacja mogła funkcjonować.

W panelu:

Ewa Bodio-Ziółkowska — liderka z ponad 20-letnim doświadczeniem w zarządzaniu projektami, workplace management i optymalizacji procesów. Zrealizowała około 50 000 m² modernizacji powierzchni biurowych, skutecznie zarządzając projektami na każdym etapie. Poza pracą jest certyfikowaną trenerką personalną i mentorką, ukończyła 6 największych maratonów świata w ramach World Marathon Majors oraz pełny dystans Ironman.

Monika Winiarska — założycielka Ministerstwa Kobiet, posiadająca ponad 10-letnie doświadczenie w pracy jako Executive Assistant. Wspierała właścicieli firm, członków zarządów oraz dyrektorów generalnych w dużych polskich i międzynarodowych organizacjach. Obecnie rozwija inicjatywę wspierającą kobiety w budowaniu niezależności finansowej i emocjonalnej oraz większej swobody w podejmowaniu życiowych decyzji.

Aleksandra Izraelska — edukatorka finansowa i twórczyni contentu, która pomaga kobietom oswoić temat pieniędzy i budować finansową pewność siebie. Na co dzień łączy pracę w agencji reklamowej ze swoją misją edukacji finansowej kobiet. Wierzy, że świadome zarządzanie pieniędzmi to jeden z filarów niezależności, do której każda kobieta powinna dążyć.

Inga — scena jest Twoja.

Zanim zamkniemy, chcę Wam powiedzieć o tym, co dzieje się na naszej platformie — bo Sympozjum to jeden dzień, ale Office & Operations Ninjas to cały rok.

Portal pracy — na www.officeninjas.pl/praca znajdziecie ogłoszenia pracy dla office professionals. Asystentki, office managerki, koordynatorki, recepcjonistki — ogłoszenia od firm, które rozumieją, że te role mają wartość. Jeśli szukacie nowej机会 albo chcecie zobaczyć, co oferuje rynek — wejdźcie na officeninjas.pl/praca.

Ninja Briefing — nasz newsletter, który trafia do skrzynki co tydzień. Nie jest to kolejny mail o marketingu. To konkret — narzędzia, trendy, case studies, które możecie wdrożyć od poniedziałku. Zapiszcie się, jeśli jeszcze nie jesteście — link na stronie głównej.

Kursy online — na officeninjas.pl/kursy znajdziecie mini-kursy, które rozwijają kompetencje, których nie uczą w szkole. Od Excela, przez savoir-vivre, po AI w biurze. Po ukończeniu kursu dostajecie certyfikat, który możecie dodać do profilu na LinkedIn.

Baza wiedzy i Magazyn — artykuły, wywiady, podcasty i materiały, które piszemy i nagrywamy specjalnie dla Was. Wszystko na officeninjas.pl/magazyn i officeninjas.pl/baza-wiedzy. Tematy od workplace design, przez wellbeing, po procurement — bo wiemy, że Wasza praca to więcej niż jedna dziedzina.

Narzędzia — kalkulatory urlopowe, planery długiego weekendu, tapety kalendarzowe — wszystko za darmo, na officeninjas.pl/narzedzia.

I VIP Membership — dla tych, którzy chcą więcej. Dostęp do premium contentu, spotkań społeczności, mentoringu i materiałów, które nie są dostępne publicznie. Dzisiaj kilka z Was wygra roczny VIP Membership w grywalizacji — ale można go też kupić na stronie.

Wszystko, o czym dzisiaj mówimy — panele, prelegentki, partnerzy — to wszystko żyje na officeninjas.pl przez cały rok. Niech dzisiejszy dzień będzie początkiem, nie końcem.

Kochane — to już koniec części oficjalnej. Ale nie koniec dnia. Zanim przejdziemy do drinków, chcę podziękować. Każdej z Was — że przyjechałyście. Każdej prelegentce — że podzieliły się wiedzą. Każdemu partnerowi — że uwierzył w to wydarzenie. I chcę podziękować Magdalenie. Bo bez niej, bez jej wiary w tę społeczność, żadne z nas nie byłoby dzisiaj w tej sali. Magdalenie — dziękujemy.

Dziękuję Wam. I pamiętajcie — to, co usłyszałyście dzisiaj, ma wartość tylko wtedy, gdy coś z tego wdrożycie. Jedną rzecz. Jedną zmianę. Od poniedziałku. To wystarczy. Do zobaczenia za rok. Albo wcześniej — na Ninja Brief, w społeczności, na kursach. Jesteście Ninja. Bądźmy Ninja razem.

A teraz — drinki! Punkty grywalizacji liczymy przy barze. Nagrody rozdamy o 18:00. Bawcie się dobrze!